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¿Termina la mayoría de los días sintiendo que no ha aprovechado bien el tiempo, que le quedan innumerables asuntos pendientes y que no le alcanzan las horas para cumplir con su trabajo, atender a sus seres queridos y disfrutar de sus aficiones y de su vida como le gustaría?

“Decía Gandhi que un minuto que pasas es irrecuperable, y lo cierto es que malgastamos mucho tiempo de nuestras vidas en el ámbito profesional”, afirman Ignacio Buqueras, economista y adalid de la racionalización de los horarios, y Jorge Cagigas, profesional de amplia trayectoria en Recursos Humanos y presidente de la Fundación para el desarrollo de la Función de Recursos Humanos (España).

Buqueras y Cagigas son autores de un libro titulado ‘Dejemos de perder el tiempo’, cuyo principal objetivo es cambiar la mentalidad de empresas y empleados en esta materia, así como aportar una serie de ideas y consejos prácticos para lograrlo. De esta manera proponen 10 medidas claves para gestionar el tiempo en el trabajo a fin de obtener una mayor productividad y aumentar su satisfacción.

Además, Buqueras y Cagigas recomiendan aplicar este decálogo en todos los ámbitos, ya que “se hace difícil imaginar personas que en el trabajo sean disciplinadas, ordenadas y buenos gestores de su tiempo y que en sus otras áreas de la vida (personal, familiar, etc.) no lo sean”.

1. Planifique y priorice

Al comienzo de cada jornada es muy conveniente anotar las tareas que se deben hacer en el día y, a continuación, ver cuáles son importantes o urgentes y cuáles no. Numerarlas según su prioridad y procurar atenderlas en ese orden.

2. Al trabajo se va a trabajar

Es preciso aprovechar al máximo las horas que se pasan en el lugar de trabajo, evitando distracciones como charlas intrascendentes con compañeros, distendidas conversaciones telefónicas, chats, Facebook o consultas extralaborales.

3. Orden en el trabajo

Mantener la mesa de trabajo ordenada no es un tema estético o de imagen corporativa: “La efectividad de un empleado se reduce si su espacio de trabajo está invadido de objetos y papeles”, afirman.

4. Una por una, y no mil cosas a la vez

Para estos expertos, “es mejor dedicarse a las tareas de una en una, abordándolas de principio a fin, ya que querer hacerlo todo a la vez no funciona y es fuente de gran estrés”. También aconsejan simplificar y desterrar la manía por la perfección innecesaria.

5. Utilizar bien las tecnologías

Estos autores sugieren una buena planificación para el uso de herramientas tecnológicas como el WhatsApp, el Facebook o el correo electrónico, para así poder realizar las tareas concentrado y sereno. Deben ser una ayuda y no un elemento distractor.

6. Sepa decir ‘no’

“Muchas veces se asumen tareas que no vamos a alcanzar a hacer o que nos van a demandar un tiempo extra que realmente no tenemos y que tendremos que sacar de nuestra vida privada. Eso genera estrés, y hasta culpa”, dicen los autores.

7. Horarios y puntualidad

La gestión eficaz del tiempo parte con dos componentes básicos: respetar los horarios de trabajo y ser puntual. La primera proporciona unas rutinas estables y ayuda a organizarse, y la segunda es una muestra del respeto hacia el tiempo de los demás.

8. Comprométase e ilusiónese

Para Buqueras y Cagigas hay que poner entusiasmo y pasión por lo que se hace, y no ser indiferente ante los éxitos o fracasos de la empresa. “Uno debe implicarse en su trabajo, asumir responsabilidades, tomar iniciativas, tener la meta de un trabajo bien hecho, en el tiempo adecuado, no solo por cumplir, sino como una meta propia de realización personal”.

9. Menos tiempo al comer

Si el tipo de actividad y la empresa lo permiten, es preferible almorzar en la mitad de tiempo e invertir el resto en trabajar y sacar adelante las tareas del día en un menor plazo.

10. Desconéctese

“No se trata de estar conectado a la empresa 24 horas al día”, advierten estos autores. “Para estar sanos psicológica, emocional e intelectualmente tenemos que dedicar tanto tiempo al trabajo como a nuestra persona y nuestra familia”.